EndNote FAQ Top 10

Dit probleem doet zich vaak voor als het .enl-bestand en de .data-bestandsmap niet onder dezelfde map, op dezelfde locatie zijn opgeslagen.

  • Ga via de File Explorer binnen Athena na waar ze staan en plaats ze terug bij elkaar.
  • Tip: Maak onder je H-schijf een nieuwe map aan met de naam EndNote waaronder je al je EndNote bestanden opslaat, nl. je library en al je PDF’s met full text. Zo kan je ze gemakkelijk terugvinden en blijven het .enl-bestand en de .data-bestandsmap samen.
  • Open EndNote, Word en Internet Explorer via Athena om zo volop van alle functionaliteiten gebruik te kunnen maken.
  • Ga via de File Explorer binnen Athena na waar het .enl-bestand én de .data-bestandsmap van je library staan via ‘Zoeken in home’ (zie afbeelding).
  • Dubbelklik op het .enl-bestand om je library te openen of kies in EndNote voor File > Open Library.

TIP: Maak onder je H-schijf een nieuwe map aan met de naam EndNote waaronder je al je EndNote bestanden opslaat, nl. je library en al je PDF’s met full text. Zo kan je ze gemakkelijk terugvinden. Het is belangrijk dat het .enl-bestand en de .data-bestandsmap bij elkaar blijven.

Voor een automatische import moeten zowel EndNote als je browser via Athena geopend zijn.

Er zijn twee opties:

  1. (voorkeursoptie) Sluit de databank(en) in je browser af en open ze opnieuw in een browser via Athena. Vergeet het gedownloade bestand en begin opnieuw met de automatische import.
  2. Gebruik de Import-knop in EndNote om het gedownloade bestand (meestal RIS-formaat) alsnog in EndNote te importeren.

Nota: Bij deze optie moet je een import-optie aanvinken, compatibel met je databank. Als je dit verkeerd doet, dan faalt de import.

EndNote Online is de gratis versie met beperkte functionaliteiten. EndNote Basic en EndNote Web zijn synoniemen ervan. Toegang vind je via deze link.

UGent betaalt een licentie voor de Desktop-versie voor alle medewerkers en studenten. Deze versie biedt alle functionaliteiten, o.a. meer opslagcapaciteit. Je vind EndNote Desktop op het Athena platform.

Nota: Wil je libraries delen via de Desktop-versie, moet je wel een eerst een gratis EndNote online-account aanmaken.

Tip: Om je referenties over te zetten van EndNote Online naar EndNote Desktop:

  • In EndNote Online: onder menu Format: Export References > EndNote Export als stijl
  • In EndNote Desktop: File > Import > format EndNote Import

Met de Cite While You Write functie van Word kan je tijdens het schrijven je citaten invoegen en je referentielijst aanmaken op basis van je EndNote library. Je output style kies je in het tablad EndNote in Word.

APA-stijl

Dit is een naam-jaar systeem. De citaten zien er zo uit:  ([Familienaam Auteur(s)], [jaar]).

In de referentielijst zijn je referenties alfabetisch op familienaam van de (eerste) auteur gerangschikt. Anonieme referenties staan bovenaan.

Vancouver-stijl

Dit is een numeriek systeem. In de tekst bestaan je citaten uit Arabische cijfers dat verwijst naar de volgorde waarin de referentie voor de 1e keer vermeld staat in de tekst.

In de referentielijst zijn je referenties oplopend volgens nummer gerangschikt.

Aanpassen?

  • Kies in het tabblad EndNote in Word de juiste keuzestijl uit.
  • De referentielijst en de citaten worden automatisch aangepast aan de gevraagde stijl.

Voorbeeld: {Bracke, 2010 #12;Huvenne, 2010 #14;Pauwels, 2014 #3}

  • Ga naar het tabblad EndNote in Word. (zie afbeelding)
  • Klik dan op Update Citations and Bibliography om de formattering opnieuw toe te passen.

Er zijn 2 manieren om je PDF’s toe te voegen aan je library.

  1. Automatisch
  • Selecteer de referenties waarvan je de full text wilt importeren en klik op de knop Find Full Tekst (zie afbeelding).
  • In de linker kolom verschijnt de tijdelijke groep Find Full Text en kan je de voortgang volgen van het zoeken in de databanken waar EndNote toegang toe heeft.
  • De PDF’s worden automatisch gekoppeld (aangeduid met een paperclip in de lijst met referenties) en verschijnen in het PDF Preview venster wanneer je de referentie selecteert.

2. Manueel

EndNote heeft omwille van authenticatieprocessen geen toegang tot alle PDF’s waar UGent-accounts wél toegang toe hebben via de SFX-knop. Sommige moet je dus manueel toevoegen.

  • Download je PDF’s en bewaar ze op je H-schijf. Tip: maak een submap aan in je EndNote-map.
  • Klik op de knop Attach File (paperclip) en koppel je PDF aan de gepaste referentie.
  • Open het tabblad EndNote (in Word) en klik op Select Another Style.
  • Je krijgt toegang tot duizenden output-styles waaruit je kan kiezen.
  • Indien je niet de gewenste stijl vindt overeenkomstig de richtlijnen, check dan eens deze pagina.
  • Download deze op je PC op dezelfde locatie als de andere stijlen.

TIP: de locatie van de referentiestijlen vind je als volgt. Edit > Preferences > Folder Locations

Opmerking: Zorg ervoor dat je je referentiestijl altijd in Word kiest en aanpast en niet in EndNote.

Als je de geschikte referentiestijl niet kunt vinden (zie stappen vraag 8) of niet 100% voldoet, dan kan je de output-stijl manueel aanpassen in EndNote.

  • Edit > Output Style > Edit Style ‘X’ of Open Style Manager > Kies een referentiestijl > Edit.
  • Bewaar altijd je aanpassingen onder een andere naam (File > Save As) !
  • Maak je aanpassingen onder Citations > Templates (voor je citaties in de tekst) en/of onder Bibliography > Templates (voor je referentielijst).
  • Zie dat je de exacte syntax gebruikt voor je wijzigingen. Je kan bijvoorbeeld de exacte notatie van een item dat veranderd moet worden kopiëren en knippen uit een ander soort referentie type.
  • Vergeet ook in je Word-bestand de aangepaste outputstijl niet aan te vinken (zie vraag 7).
  • Maak, indien je dat nog niet hebt, een EndNote Online account aan.
  • Maak een back-up van je EndNote Desktop library (zie ook vraag D).
  • Klik op de knop Sync (zie afbeelding) en laat je library in EndNote Desktop zo synchroniseren met je library in EndNote Online. Je kan ook slechts een groep uit je library delen.
  • Klik op de knop Share en geef de e-mailadressen op van degenen met wie je je library wilt delen. Maak een keuze uit ‘Read Only’ en ‘Read & Write’.
  • Indien je niet je volledige library wilt delen, kies in je EndNote Online account de groep van je referenties: Organize > Manage My Groups.

Opmerking:

Bij het synchroniseren worden je EndNote Desktop library en je EndNote Online library samengevoegd. Als je nog andere referenties in je Online versie hebt staan, moet je die eerst verwijderen en/of elders opslaan.

! Zorg er ook voor dat er geen automatische synchronisatie kan plaatsvinden totdat de 1e synchronisatie is afgerond.

  • Klik op het menu Edit > Preferences > Sync
  • Vink het vakje Sync Automatically uit

FAQ overige

Meer informatie vind je via de KCGG-website op deze link en ook via de onderzoektips van UGent op deze pagina.

  • Klik op Edit > Preferences > Reference Types > Modify Reference Types
  • Voeg nieuwe velden toe bij de Custom (1,2, etc.) velden (zie afbeelding). Neem bij voorkeur een veld dat nog niet automatisch wordt ingevuld door EndNote bij een bepaalde Reference Type (bijv. Custom 3 in geval van een Journal Article)
  • Om de gepersonaliseerde velden zichtbaar te maken:

klik op Edit > Preferences > Display Fields (zie afbeelding).

Dubbele referenties kun je in één klik allemaal laten verwijderen of één per één manueel.

  1. Manueel
  • Ga naar het menu References > Find Duplicates
  • Om de juiste van beide referenties te bewaren, klik je op Keep This Record. Met de knop Skip kan je beide versies behouden.

2. Allemaal tegelijk

  • Ga naar References > Find Duplicates > klik op Cancel.
  • De tijdelijke groep Duplicate References verschijnt dan in de linker kolom.
  • Ga terug naar de groep waarin je de duplicaten hebt laten opsporen. Daar zie je alle dubbele referenties gemarkeerd in het blauw of lichtgrijs.
  • Klik met de rechtermuisknop op één van de gemarkeerde referenties > kies Remove References from Group.

Opmerking:

Zowel bij het manueel als in één klik verwijderen van alle duplicaten, kunnen er fouten gebeuren.

  • Vals positieve resultaten: referenties worden onterecht als dubbel aangeduid (bv. conference abstract met zelfde titel als artikel, commentaren, correcties).
  • Vals negatieve resultaten: referenties worden niet als duplicaten gevonden, maar zijn het toch (bv. klein verschil in schrijfwijze titel of auteursnaam).

Oplossing:

Verwijder een aantal velden waarop de vergelijking tussen mogelijk dubbele records is gebaseerd.

Ga naar Edit > Preferences > Duplicates > vink uit Author en Reference Type als vereiste velden.

Je kan deze velden dan wel manueel nakijken per record, door ze zichtbaar te maken via Edit > Preferences > Display Fields (Author en Reference Type aanvinken)

Er bestaan twee mogelijkheden.

  1. Bestanden apart.
  • Kopieer beide bestanden van je library: je .enl-bestand en de bijhorende .data-map.
  • Sla ze elders op, maar behoud ze samen.

2. Gecomprimeerde map.

  • Klik op File > Compressed Library > Sla deze gecomprimeerde map elders op.
  • Alle gegevens zijn nu ondergebracht in één bestand met een .enlx

Tip: deze Compressed Library kan je via e-mail versturen

  • Klik op het menu Tools > Change of Move/Copy Fields > Veld selecteren
  • Zo kan je velden aanpassen, bijvoorbeeld een sleutelwoord toevoegen aan een set van referenties of de databank vermelden.

EndNote kan op basis van de DOI van een artikel zoeken naar een PDF die overeenkomt met de informatie in je referenties.

  • Kijk eens na of je in je H-schijf reeds een (sub)map hebt aangemaakt waar je al je PDF’s met full-text onder bewaart. Dit doe je best onder je map EndNote.
  • Kik op het menu Edit > Preferences > PDF Handling
  • Vink onder PDF Auto Import Folder het vakje met Enable automatic importing aan (zie afbeelding)
  • Selecteer dan de (sub)map waaronder al je PDF full tekst bestanden zijn opgeslagen op je H-Schijf.

Automatische import

  • Kijk na of de Medical Journal Term List is geïmporteerd in je EndNote-bestand.
  • Klik op menu Tools > Terms > Term lists.Klik op tabblad Lists > Journals > Import List > Medical.txt openen.
  • Kijk na of de gekozen Output Style staat ingesteld op het gebruik van afkortingen in de plaats van de volledige naam van het tijdschrift.
  • Klik op Edit > Output Styles > Edit “ X “ > Journal Names
  • Abbreviation 1 aanvinken voor een afkortingsstijl met punten

OF abbreviation 2 aanvinken voor een afkortingsstijl zonder punten.

TIP 1: Bewaar de originele Output Style en bewaar je aanpassingen onder een andere naam.

TIP 2:

Indien je de Medical Term List niet vanaf het begin bij de opmaak van je library hebt geïmporteerd, kan het zijn dat, na import van die lijst, een bepaald tijdschrift er 2 keer in staat. Dan kan EndNote de juiste afkorting ook niet toepassen en zal je één van beide moeten verwijderen en/of manueel aanpassen.

  • Klik op het menu Tools > Open Term Lists > Journal Terms List > tabblad Terms > Update List. Verander dan manueel de afkorting.
  • Eventuele duplicaten manueel verwijderen op dezelfde wijze.

Je kan een beperkte referentiebibliotheek delen aan de hand van een Travelling Library.

  • Ga in Word naar het tabblad EndNote > Export to EndNote
  • Export Travelling Library > A new Endnote Library en sla op.

TIP: Als je zelf een Word-bestand toegestuurd krijgt met referenties die nog niet in je persoonlijke EndNote library vervat zitten, kun je die ook makkelijk importeren. Dat doe je door dezelfde stappen te volgen als hierboven (Export Travelling Library), maar dan klik je op An Existing EndNote Library.

Tijdelijke groepen bevatten referenties die je recentelijk hebt aangemaakt of geïmporteerd. Na het sluiten van je EndNote library, of na een nieuwe zoekactie, wordt deze tijdelijke groep verwijderd. Voorbeeld: import van referenties uit een externe databank (zie groep Imported References); online zoekactie vanuit EndNote.

Permanente groepen: De andere groepen, blijven ongewijzigd na het sluiten en heropenen van je EndNote library. Voorbeeld : All References, Trash, Unfiled references, Group(sets) of Smart Groups.

Elke databank heeft een specifiek maximaal aantal referenties die je kunt importeren in EndNote. We geven een overzicht van de meest gebruikte databanken in de biomedische en farmaceutische wetenschappen.

  • PubMed (nieuwe versie sinds november 2019)

≤ 10 000 records:

Klik bovenaan op Save > kies ‘selected references’ of ‘all references on page’

> Format: RIS > Create file > Open

  • Embase

≤ 10 000 records: Export > RIS format > aantal referenties selecteren

  • Google Scholar

≤ 20 records: voeg 1st de nodige referenties toe aan Mijn bibliotheek door het sterretje te activeren

Open ‘Mijn bibliotheek’ (rechts onder inloggen) en selecteer de nodige referenties

Klik op Exporteren > selecteer EndNote

  • Web Of Science

≤ 500 records: klik op Export to>  EndNote Desktop > Number of records (aanduiden)

  • CINAHL

≤ 200 records: Share > Add to folder: Results > Export

200 records:  Share > Email a link to download exported results > Optie RIS format > stuur jezelf een e-mail en Unzip het verkregen bestand en sla op (H-schijf)

In Endnote: Import > selecteer bestand > RIS als import option aanvinken

  • Scopus

≤ 2000 records: Klik op Export > selecteer RIS format > Export

Indien nodig, in EndNote het aangemaakte bestand nog importeren.

  • Selecteer de referenties die je wilt exporteren > Export selected citation(s)
  • Selecteer het formaat Plain Text > vink Include Abstract aan > Download en sla op

Opmerking: niet opslaan als RIS-bestand

  • In EndNote: klik op Import > selecteer het juiste .txt-bestand
  • Import optie: Cochrane Library (Wiley) aanduiden) > Import

TIP: Als je niet ál je zoekresultaten wilt exporteren, dien je eerst de gewenste referenties op te slaan.

Selecteer deze en klik op Save (rechtsboven).

  • Open je lijst met opgeslagen referenties door te klikken op Saved Studies > Download (rechtsboven)
  • Selecteer het bestandsformaat: Plain text > Download
  • In EndNote: klik op de Import knop en selecteer je .txt-bestand. Kies de importoptie ClinicalTrials> Import

TIP 2:

Vul in EndNote de ‘Access Date’ manueel aan in je referentie (in EndNote). Bij bepaalde referentiestijlen wordt deze informatie namelijk gevraagd.

  • Menu References > New Reference
  • Reference Type: Web Page
  • Vul de volgende velden in: Author (persoon of organisatie), Year, Title, Access Date, URL

TIP 1: Indien het een webpagina is van een organisatie, voeg dan een komma toe op het einde van de organisatienaam. Anders interpreteert EndNote die als een persoonsnaam. Voorbeeld: World Health Organization (zou omgezet kunnen worden naar ‘World, H.O.’ )

TIP 2: indien de publicatiedatum ongekend is, vul dan bij Year in ‘n.d.’ (van no date) .Bij Access Date vul je de datum van 1e consultatie in.

Opmerking: het uitzicht van een webpagina in een referentielijst is sterk afhankelijk van de output-style die je in Word aanduidt in het tabblad EndNote X9.

Je kan een databank opgemaakt in Reference Manager overzetten naar een versie in EndNote. Een stapsgewijze handleiding hiervoor vind je hier.

In dezelfde handleiding vind je ook de stapsgewijze uitleg om je Word documenten die gekoppeld zijn met Reference Manager om te zetten in een nieuwe koppeling: tussen je Word document en je EndNote library.

Maak je gebruik van de EndNote software via het Athena plaform?

In Athena werd de software van EndNote al automatisch naar de laatste versie (dus EndNote X9.3.X) geconverteerd. EndNote zal je bij het openen van je library/-ies vragen om te deze te converteren naar de nieuwe X9.3.X versie. Je krijgt de volgende melding:

Voor de veiligheid, zorg dat je voor je op ‘OK’ klikt, eerst een handmatige back-up maakt van je library.

Indien je problemen zou ondervinden om je naar X9.3.X versie geconverteerde library te openen, neem dan contact op met het KCGG.

Gebruik je een lokaal geïnstalleerde EndNote software (enkel mogelijk voor UGent personeel)?

We raden je aan om je EndNote library/-ies voor te bereiden op de conversie naar X9.3. Je dient deze conversie voor te bereiden om problemen te voorkomen nog voordat je je EndNote versie update of upgrade naar EndNote X9.3.X! Een gedetailleerd stappenplan kan je hier terugvinden.

Handleiding EndNote

Handleiding Endnote X9

Vormingen EndNote X9

Het KCGG biedt voor EndNote zowel korte Blits informatiesessies als verdiepende workshops aan. Een overzicht van de volgende vormingen vind je hier.